Styrelsen

Var noga med att ange sista dag för att lämna in motioner. En motion som kommer in för sent ska avvisas av styrelsen, det vill säga den ska inte upp för behandling på föreningsmötet. Detta oavsett orsak till förseningen. Ett undantag från en tydlig regel kan uppfattas som att styrelsen ger förmåner till vissa. Det är dessutom odemokratiskt.

Tänk på att när styrelsen svarar på en motion eller ett förslag har styrelsen mer kunskaper om föreningens ekonomi, pågående arbete och verksamhet än vad förslagsställaren har. Även om styrelsen tycker att hens förslag är dumt eller orealistiskt bör det inte framgå av styrelsens svar. Möt förslaget och förslagsställaren med respekt. Förklara så pedagogiskt som möjligt varför hens förslag inte kan genomföras.

Många är osäkra på hur man skriver en motion. Det är inget som hindrar att föreningen skapar ett slags lathund, ett exempel, som beskriver hur styrelsen vill att motionen ska se ut.

Även om motionären inte har avslutat motionen med en att-sats, det vill säga vad motionären konkret vill att föreningen ska göra, bör styrelsen ändå sammanfatta innehållet i motionen och sedan pedagogiskt förklara motiven till styrelsens förslag till beslut om motionen.

Ibland kan det komma in en motion som egentligen handlar om den dagliga verksamheten i  föreningen – varför är det så stökigt i omklädningsrummet, varför ställs det barnvagnar i trappuppgången när det inte är tillåtet etcetera. I sådana fall är det en fördel att ta kontakt med motionären och förklara att det är en fråga som kan lösas direkt med ansvarig och som föreningsmötet inte behöver ta ställning till. Då kan också motionären dra tillbaka sin motion om hen är nöjd med styrelsens förslag till åtgärd. Men observera att om motionären ändå vill att motionen ska upp på föreningsmötet, då ska den behandlas på mötet. Styrelsen kan alltså inte stoppa en motion, så länge den rör verksamheten inom föreningen.

Om en ledamot märker att styrelsens ordförande fattar egna beslut utan att förankra dem hos resten av styrelsen, har ledamöterna ett ansvar att säga ifrån och förklara att alla beslut ska diskuteras och fattas av styrelsen i sin helhet. Om styrelsen väljer att delegera, det vill säga överlåta, vissa beslut till någon eller några i styrelsen ska en sådan delegation beslutas av styrelsen. Men observera att även de som inte omfattas av delegationen ändå är ansvariga för de beslut som fattas.

Om en ledamot, trots påpekanden, märker att ordföranden fortsätter att köra sitt eget race måste den avgå ur styrelsen. Då upphör ledamotens ansvar.

Så länge ledamoten inte ifrågasätter de beslut som styrelsen fattar är hen bunden av dem och ska kunna förklara och försvara beslutet inför medlemmarna.

Men en ledamot kan reservera sig mot beslutet. Det måste ske skriftligt och ska noteras i protokollet. Då omfattas inte den ledamoten av ansvaret för just det beslutet och behöver heller inte försvara beslutet.

Även om styrelsen har ett kollektivt ansvar kan den naturligtvis ha en arbetsfördelning inom styrelsen. Mer om det finns i avsnittet om styrelsens praktiska arbete.

Styrelsens ansvar prövas framför allt på årsmötet då föreningsmötet ska ta ställning till om styrelsen ska beviljas ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret. Om styrelsen får det kan ingen i efterhand ifrågasätta styrelsens arbete. Men märk att styrelsen trots att den fått ansvarsfrihet ändå kan stå till svars. Det gäller i första hand om styrelsen under sitt arbete begått brott eller agerat oaktsamt med föreningens medel eller tillgångar.

Styrelsen bör därför teckna en ansvarsförsäkring för att skydda styrelsen och föreningens verksamhet.

Exempel: Förvaltaren i en bostadsrättsförening förde under fem års tid över 3 miljoner kronor från olika konton hos föreningen till sina egna konton. Hon dömdes för grov trolöshet mot huvudman. Tack vare en ansvarsförsäkring kunde föreningen få tillbaka den största delen av beloppet från försäkringsbolaget.

Anledningarna är flera.

• Protokollen visar vad mötet beslutat.
• Protokollen är ett underlag för granskningen av föreningen.
• Protokollen är en stor hjälp för dem som ska ta över efter den avgående styrelsen.

Gör gärna en mall för hur protokollet ska se ut.

• dag, tid och plats för sammanträdet
• närvarande och anmäld frånvaro
• vem som satt ordförande, namn på sekreterare och vem som ska justera protokollet
• vilka frågor som diskuterades
• vilka beslut som togs
• vem som ansvarar för att verkställa besluten och när det ska vara gjort och tid för återrapportering
• eventuella reservationer

För det mesta räcker det med ett beslutsprotokoll, det vill säga det framgår vad mötet beslutat. Ett protokoll ska justeras, det vill säga någon ledamot i styrelsen ska tillsammans med sekreteraren skriva under protokollet. Först då är beslutet giltigt och kan verkställas. Justeraren ska alltså vara noggrann och kontrollera att det står rätt i protokollet.

Om föreningsmötet diskuterar stora frågor som pågår under längre tid kan det vara bra med en kortare bakgrund till beslutet och en motivering till beslutet som sådant. Då kan styrelsen under arbetet återgå till tidigare beslut och kontrollera att den är på ”rätt väg”.

Det är styrelsen som är ansvarig för att det skrivs protokoll under föreningsmötena. Förbered därför det genom att antingen sekreteraren i styrelsen skriver protokollen eller att någon medlem tillfrågas i förväg.

Normalt sett är inte styrelseprotokoll offentliga för medlemmarna. Däremot är alla protokoll från föreningsmöten öppna för medlemmarna.

Nästa avsnitt: Föreningen

Bild i toppen på sidan: Ordförandebänk IOGT. 

Foto: Jeppe Gustafsson / Scanpix